Métodos de planificación en el puesto de trabajo

La planificación se trata de una herramienta para la gestión y la toma de decisiones, no para imaginar en un primer momento una evolución que posteriormente el tiempo se encargará de demostrar que estaba equivocada o no. Actualmente, se han desarrollado técnicas de planificación muy avanzadas y elaboradas.

Poder prever y preparar con la antelación aquello que requieren lo procesos de importancia, demanda una planificación, que, generalmente, se basa en procesos que, si se concretan positivamente, alcanzan el éxito. Es importante que esto de desarrolle de forma adecuada y para esto no existen métodos exactos para perseguir al pie de la letra, ya que no se trata de una ecuación matemática perfecta.

Dentro de un proyecto, la planificación no necesariamente se presenta en un momento puntal y previsible; por lo general no es posible hablar de un antes y un después al proceso de planificación porque dependiendo del avance del proyecto, será necesario modificar tareas, reasignar recursos, y otros imprevistos. No todos resultan ser factores sorpresa, sino que también existen aquellos que están dentro de los cálculos pero se desconoce el momento de la aplicación.

En todo proceso organizado, se cuenta con una etapa planiflicativa que contempla gran porcentaje de los recursos para evaluar las variables que se darán cita, cada vez que se intenta prever un comportamiento futuro y tomar las medidas adecuadas.

Así como la planificación forma parte de un proceso, también tiene un proceso propio. En él, se encuentran dos grandes fases en las que la planificación cobra el máximo protagonismo.



Durante la primera etapa se plantea la necesidad de estudiar y establecer la viabilidad de un objetivo, ya sea interno o externo a la organización. En este momento es cuando se hacen los correspondientes estudios técnicos, de mercado, financieros y de rentabilidad. Además, se realiza una estimación de los recursos necesarios y los costes generados. La información obtenida durante esta fase, integra el elemento fundamental en el que se apoya la empresa, para decidir si es posible o no la efectivización del proyecto.

Una vez decidido esto, se da paso a la segunda fase importante de planificación, luego de la aceptación. Es el momento de desglosar y proceder a realizar una planificación detallada punto por punto. Durante esta etapa se suele cometer un error muy frecuente, que se vincula con querer iniciar con excesiva premura la obra, sin haber prestado la atención debida a una serie de tareas previas de preparación, organización y planificación que son imprescindibles para garantizar la calidad de la gestión y el éxito posterior. La correcta implementación y análisis, darán los elementos para alcanzar el éxito, si no se toman con la importancia debida, el resultado será más azaroso.

Entonces, se trata por un lado de plantear y planificar objetivos, sean éstos exigentes, múltiple o difíciles, y de evaluar y disponer los recursos que pueden resultar limitados, costosos o rígidos.

Como todo proceso, más aún aquellos con una vinculación laboral, debe estar regido por una influencia de agilidad y dinamismo: no es razonable planificar un proyecto y pensar que esa planificación ya es definitiva e inmutable. Al generarse movimientos en el sistema, hay que estar preparado para la adaptación de estos movimientos a los cambios que deben realizarse para seguir el objetivo exitoso.

En la aplicación a la realidad, los planes no siempre resultan coincidentes con lo previsto y los reajusten deben ser calculados de forma periódica para evitar que los contratiempos evolucionen.

Ante estas situaciones, no hay que sentir frustración por el fallo sino registrar ese contratiempo para adelantarse la próxima vez. Todos estos adelantos harán un sistema más aceitado con un margen mínimo de opciones no contempladas.

Debe saberse que la planificación se trata de una herramienta para la gestión y la toma de decisiones, no para imaginar en un primer momento una evolución que posteriormente el tiempo se encargará de demostrar que estaba equivocada o no. Actualmente, se han desarrollado técnicas de planificación muy avanzadas y elaboradas; todas coinciden en que la adecuada planificación se basa, ante todo, en una actitud de anticipación que no es sino una evidente manifestación del sentido común.

Entre los procesos para la obtención de información, que ayuden a la decisión o no de la efectivización positiva, se encuentra el conocido análisis FODA (SWOT, en inglés) que se refiere a una herramienta orientada a valorar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas del mercado a explorar.

Estos análisis representan un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, y unidad estratégica de negocios.

Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis FODA, podrán resultar de gran utilidad en la interpretación del mercado y en las estrategias de marketing que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios. Debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio, allí se resaltarán las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.

FODA se dividen en dos partes. Por un lado, la parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades del negocio; aspectos sobre los cuales se tiene algún grado de control. Y por el otro, la parte externa se enfoca en las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aquí se debe desarrollar toda capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o ningún control directo.

Es importante saber que las oportunidades organizacionales se encuentran en aquellas áreas que se podrían generar muy altos desempeños. Las amenazas organizacionales están en aquellas áreas donde la empresa encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeño. Conociendo las fortalezas y las debilidades, las posibilidades dependen de la habilidad de manejo; para competir hay que primero conocer el aspecto interno y preguntarse: ¿Cuáles son realmente las mayores amenazas que enfrenta en el entorno? ¿Cuáles son las mejores oportunidades que tiene?

Fuente: Universidad para la Cooperación Internacional

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