La comunicación efectiva

No todos somos iguales comunicandonos ni escuchando los mensajes de nuetros interlocutores. Cada uno asimila la informacion de distinta manera. El exito de la comunicacion radica en conseguir que nuestro interlocutor consiga asimilar la mayor parte de nuestro mensaje. Es decir, que se minimice la perdida de informacion que siempre existe a la hora de transmitir un mensaje. Aqui hay una serie de consejos para conseguir una comunicacion efectiva.

Ya hemos hablado en este blog alguna vez sobre la comunicación y sus tipologías. Hemos tocado las características de los diferentes tipos de conductas y por lo tanto de sus comunicaciones: asertiva, pasiva y agresiva así como las ventajas e inconvenientes de las mismas.

No obstante en este articulo vamos a hacer hincapié en un tipo de comunicación que al final muchos de nosotros es la que perseguimos: “La comunicación efectiva”.

Es decir, queremos transmitir algo, mediante un mensaje, a un público y mediante un canal. Pero lo que realmente buscamos es que el mensaje llegue a su destinatario, que sea efectivo. De poco vale ser asertivo o agresivo, si lo que queremos transmitir no acaba calando en el interlocutor.


Hoy en día, dentro de las organizaciones o empresas se vive a ritmo frenético, por lo que importa realmente es que la información llegue a quien se quiere que llegue, da igual la forma, el canal,… el caso es que llegue. Y siempre se están utilizando la metodología normal, para situaciones normales sin estrés, y esto es un claro problema de los “métodos de comunicación”. Situaciones novedosas necesitan metodologías comunicativas novedosas.

Recuerda que la comunicación es, casi siempre, el factor más crítico para enfrentarse con éxito a una crisis.

Dale Carnegie afirmo: “Actualmente, la mayoría de las organizaciones y de los individuos están pasando por un período de gran stress. Es una época en la que estamos aprendiendo a valorar más que nunca la importancia de una comunicación efectiva”.

Voy a intentar dejaros a continuación, algunos principios de comunicación efectiva que ayudan a los líderes a aliviar el stress, desarrollar confianza e impulsar resultados en ambientes cargados de ansiedad e incertidumbre o de crisis como nos encontramos en estos momentos.

Mantenerse en contacto siempre

 

ofrecerse

Una buena regla es que durante una crisis nunca es suficiente lo que se comunique , siempre que se haga en forma honesta, abierta y consistente. Es decir, estar abierto en todo momento al dialogo, generar que se produzca el mismo, ser asertivo en la comunicación. No quedarse tapado, dar la cara. Repetir los mensajes si hace falta las veces que sean necesarias. Refuérzalos con tantos medios y formatos como sea apropiado: reuniones, sesiones Preguntas y Respuestas, grabaciones, videos, publicaciones de prensa, conferencias, cartas personales, e-mails, folletos, etc.

Debemos de recordar que cada persona es un mundo y presta más atención a un canal de comunicación que a otro, por lo tanto emplea todos los medios a tu alcance porque nunca sabes cual es el que te va a dar más éxito.

Ser claro y preciso

Para tener éxito en una comunicación de crisis, los mensajes deben ser transmitidos con claridad, especificidad y coherencia. La comunicación confusa y ambigua es su peor enemigo en una crisis. Antes de empezar a comunicarte, dedica tu tiempo a meditar lo que quieres realmente decir, que los mensajes están bien encaminados y son claros, y que por lo tanto no van a quedar dudas sobre lo que realmente quieres transmitir.

Elija al mejor mensajero

Tratándose de empresas u organizaciones de gran tamaño, hay que tener en cuenta que lo mas normal es tener que transmitir diferentes mensajes a diferentes grupos de gente. Por lo tanto, lo ideal es que para personas diferentes halla mensajes diferentes dentro de la organización y que sean transmitidos por mensajeros diferentes. Es necesario buscar a la persona indicada para hablar con cada grupo. Si se trata de una crisis que involucra a toda la empresa, usualmente el líder de mayor peso es quien toma las riendas del tema. A continuación, los supervisores inmediatos a él deberán comunicarle a sus equipos la información y resultados relevantes. El mensaje debe ser ajustado a cada departamento pero sin dejar de estar alineado a la estrategia global de crisis.

Reunirse cara a cara

ocultarseCuando te sea posible, reúnase directamente con su equipo de trabajo. Y, mejor aún, si lo hace más de una vez. Ten en cuenta que en situaciones de crisis todos buscamos tener un referente o “un faro” que alumbre el camino a seguir .En situaciones de stress, un interlocutor puede no escuchar cuando un mensaje es dicho por primera vez, o puede no leer el material impreso entregado en una primera reunión. Por eso que en épocas de conflictos es bueno reunirse varias veces y dar la cara, porque al hacerlo, estamos haciendo realmente sesiones de seguimiento y te dan la oportunidad de repetir la información hasta que todos la incorporen. Multiplicar los encuentros también brinda a los oyentes más oportunidades de evaluar el mensaje y decirte que ya lo han asimilado o que le han surgido alguna duda.

Fomente un feedback de 360°

La retroalimentación en casos de conflictos es fundamental. La comunicación no puede ser solamente «de arriba hacia abajo«, particularmente en una crisis. Te tiene que preguntar, comentarte las inquietudes, proponer ideas, mostrarte sus preocupaciones, Igual que en el caso anterior, el realizar continuas reuniones la mejor forma de aperturar el dialogo en todas las direcciones. También puede obtenerse un feedback útil escuchando los comentarios informales que existen en toda compañía. Se enterará de aquellos temas en los que la mayoría se está focalizando y, de esta manera, podrá ajustar adecuadamente sus mensajes clave. Pero mucho cuidad con la comunicación informal, “los rumores”, debes de darle la importancia y veracidad que tienen, no tomarlos al pie de la letra.

Espere lo imprevisible

Mantente siempre alerta, ten en cuenta que en tiempos de crisis o cambios, lo imprevisible, lo que menos uno se espera, va y pasa. La comunicación será más fluida si tienes planificadas las respuestas ante las diferentes cosas que puedan ocurrir. Además, una respuesta rápida y segura, consiguen tranquilizar a las personas y hacen que la figura de líder salga fortalecida.

En definitiva, lo que en la comunicación queda del mensaje inicial es aquello que el interlocutor recibe, asimila y pone en práctica. Cada persona es un mundo, y la forma con la que nos debemos de dirigir a ella puede variar a la de otra persona. Al final la efectividad del mensaje depende de mucho factores pero el éxito radica en que la mayor arte de la información que va en el mensaje sea asimilado por el interlocutor final, y mas cuando hablamos en epocas de crisis.

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