El coordinador de las reuniones de equipo

En el mundo de las empresas y las organizaciones es bastante común que se lleven a cabo reuniones de equipo, donde uno de los presentes asume el rol de facilitador. Este papel puede ser asignado de manera fija por estatus laboral, o bien adoptarse por todos de modo rotativo. De cualquier manera, la figura del moderador es esencial para coordinar las decisiones del grupo y maximizar su rendimiento.

En el mundo empresarial las reuniones de equipo son elementos indispensables del cometido de los trabajadores, pues una gran parte del resultado final de un proyecto depende de la puesta en común grupal. En estas reuniones la figura de coordinador o también llamado facilitador es importantísima para hacer de ellas un encuentro productivo, hasta tal punto que si no hay una persona que represente este rol adecuadamente las aportaciones individuales de los miembros pueden pasar desapercibidas, o ser impuestas a la fuerza por aquellos con una actitud más prepotente o controladora.

El moderador no es necesariamente el líder del grupo, aunque puede serlo. En realidad, es más bien alguien que cuida de que el equipo avance en la dirección correcta (por ejemplo, hacia la productividad). Entre otras, la función del coordinador se basa fundamentalmente en:

  • Concentrar la atención del grupo en la actividad (tanto a corto como a largo plazo).
  • Conseguir que todos los miembros participen
  • Hacer que el equipo no se salga del plazo convenido.
  • Sugerir alternativas cuando los participantes se encuentren estancados
  • Ayudar a los integrantes a afrontar los problemas
  • Resumir y clarificar las decisiones del grupo

En ocasiones, la figura del facilitador es fija, es decir, la persona que ejerce este cargo es un supervisor o jefe que de forma continuada se encarga de esta labor. No obstante, dado que la experiencia de coordinar estas reuniones es positiva y enriquecedora, es recomendable que se sigan turnos para ocupar el puesto de moderador, siempre que las circunstancias y el protocolo de actuación lo permita.

La persona que asuma este rol ha de recibir entrenamiento específico y desarrollar una serie de habilidades indispensables en el manejo de grupos, especialmente para afrontar con éxito los retos derivados de empleados que presentan las llamadas conductas difíciles o problemáticas. Una personalidad difícil en un grupo puede hacer que éste sea improductivo y que el trabajo en equipo no sea agradable. A continuación, presentamos algunas propuestas para solucionar este tipo de problemas:

Empleado demasiado hablador.
Este comportamiento puede ir asociado a personas: muy entusiastas y trabajadoras; narcisistas y fanfarronas, muy informadas y deseosas de mostrarlo, incapaces de leer las reacciones de los demás y de utilizarlas para cambiar su propio pensamiento. Ante esto hay varias cosas que un buen coordinador puede hacer: recurrir al humor para tratar de disuadirle de que domine la conversación; cuando éste deje de hablar, asegurarse de dirigir la conversación hacia otro compañero, etc. Si la conducta no se puede corregir con discreción, es conveniente que se le explique que, aunque todos aprecian su entusiasmo, lo más justo para todos los componentes del equipo es que dispongan del mismo tiempo para hablar

Empleado tímido, aburrido, cansado o inseguro de sí mismo que no participa en el grupo. En este caso, el facilitador ha de procurar lograr que se muestre un poco más comunicativo: puede preguntarle específicamente su opinión acerca de algún tema o sobre algo personal para romper el hielo; agradecerle y reforzarle su participación después de que intervenga, hacer un descanso o cambiar de tema si son varios los participantes que están ausentes; hacer más inflexiones de voz a la hora de introducir un tema nuevo que capten la atención de los despistados; hablar en plural para aumentar la sensación de pertenencia al grupo, etc.

Empleado que critica las ideas o el modo de proceder del grupo. El moderador ha de recalcar el valor informativo (proporciona feedback) que tiene cualquier observación o crítica, siempre que sea constructiva y cuide las formas. Cuando se hagan críticas a la forma de ser de compañeros o descalificaciones absolutistas y estereotipadas, tendrá que señalarlo e invitar a cuestionar las conductas en lugar de a las personas. Cuando encuentre que alguien de modo reiterado y negativo hace abuso de las críticas, es conveniente que sea explícito y explique cómo ese tipo de comportamiento es perjudicial para los objetivos del equipo.

Empleado que tiende a irse por las ramas, haciendo referencia a asuntos tratados en otras reuniones, charlando sobre temas secundarios que no son fundamentales para el trabajo. En este caso, el coordinador tiene que interrumpir con diplomacia, especificar que es preciso delimitar el problema a tratar, y que se fijará otro día para atender a otros aspectos si son de interés común para todos. Frases que pueden ayudar a reubicar el tema son: «¿Podemos volver a donde estábamos hace unos minutos y ver lo que estábamos haciendo?» o «Veamos si podemos llegar todos a una conclusión sobre cuál es nuestro objetivo».

Empleados con resistencia a adoptar una decisión. Un facilitador eficaz sabe que el mejor modo de tomar una decisión es por consenso con el apoyo de todos los miembros del equipo, pues de lo que se trata es de llegar a la mejor solución para el grupo, no para un solo individuo. No obstante, si el grupo experimenta problemas para llegar a un acuerdo, el moderador puede proponer:

  • Votación múltiple. Se enumeran las ideas que todos han generado, después cada persona vota por sus cuatro opciones preferentes. El coordinador tendrá que selecciona las tres o cuatro ideas que hayan obtenido el mayor número de votos, determinar las semejanzas y diferencias entre ellas y señalar los aspectos positivos y negativos de cada una. Acto seguido, se vuelve a organizar una votación, eligiendo en esta ocasión las dos alternativas que prefieran de entre las cuatro que ya han sido preseleccionadas.
  • Decisión por puntuación. Se hace un listado de todas las ideas. Cada persona dispone de 100 puntos para repartir entre todas ellas de la forma que desee. La opción que reciba el mayor número de puntos será la escogida.

Foto: pibesa

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