Correo electrónico en el ámbito laboral

A la hora de organizarse el correo, es muy recomendable clasificarse los correos por carpetas e ir colocando cada nuevo email en la que le corresponda. Así, podremos encontrarlo rápidamente. Va muy bien tener una carpeta de tareas pendientes y dentro de esa misma carpeta crear distintas subcarpetas en función de lo prioritario de cada tema.

El correo electrónico en el ámbito laboral se ha convertido, por meritos propios, en una herramienta imprescindible en el día a día.

Organizándoos bien, sirve de gran ayuda y nos agiliza determinadas tareas. Sin embargo, no hay que olvidar que sino se controla bien, su uso puede ser un ladrón de nuestro tiempo laboral y puede ser evitable.

Al comienzo de nuestra jornada laboral, lo mejor, bajo mi punto de vista, es abrir y mirar la agenda del Outlook para ver qué tenemos para el día de cara a organizarnos con la idea de maximizar nuestro tiempo. A primera hora igualmente echar un vistazo al email de entrada por ver si entro algo urgente. Esto supone, si somos de los que usamos Outlook de Microsoft, que tendremos que utilizar la agenda electrónica, que también podremos consultar en nuestra Blackberry.

Posteriormente, el correo electrónico deberíamos mirarlo de nuevo en ratos libres que se nos queden a lo largo del día. Si no disponemos de esos ratos, podremos establecer unas horas determinadas al día para mirarlo e ir priorizando de cara a sacar el trabajo más urgente por orden de importancia real. Desgraciadamente, la palabra urgente ha perdido su valor. Vivimos en un mundo donde todo es urgente, si no es para ayer. Pero eso no demuestra más que vivimos en un mundo bastante desorganizado.

A la hora de organizarse el correo, es muy recomendable clasificarse los correos por carpetas e ir colocando cada nuevo email en la que le corresponda. Así, podremos encontrarlo rápidamente. Va muy bien tener una carpeta de tareas pendientes y dentro de esa misma carpeta crear distintas subcarpetas en función de lo prioritario de cada tema.

Antes de contestar un email, tendremos que pensar muy bien lo que queremos responder porque a veces nos precipitamos y decimos cosas que nos salen sin pensarlas, dejándonos llevar por el momento. No olvidéis que la resolución de determinados asuntos es mejor llevarlas a cabo en persona.



Hay veces que tenemos un hueco, aunque sea breve y nos ponemos rápidamente a resolver temas vía email; por pretender correr nos equivocamos en cosas simples, ya que no les prestamos la atención suficiente. ¿Cuántas veces por ir rápido seleccionáis un destinatario al que no tenéis que enviarle determinada cosa y se lo haces llegar a él y no a la persona a la que iba dirigido? Pues creo que en este caso, tendremos que levantar todos la mano. Debemos tener cuidado con esto, sobre todo cuando se trata de información confidencial o importante.

Hoy en día, todos nos hemos acostumbrado demasiado al email y abusamos en muchas ocasiones del mismo. Os planteo las siguientes preguntas para reflexionar:

¿Todos los correos electrónicos que enviáis son necesarios?
¿Se envían a los destinatarios correctos?
¿Qué os impulsa a enviar un email?

Los correos electrónicos hay que responderlos en un plazo de tiempo breve pero lógico. No podemos pretender que se nos resuelvan todas las cosas al minuto porque no es operativo. El plazo razonable va a depender de cada tema.

Muchas veces, todos pedimos las cosas vía email a última hora porque a lo largo de la jornada laboral o de la semana se nos ha olvidado, al estar ocupados en otros temas. Debemos intentar solicitar las cosas con tiempo suficiente para que la otra parte pueda prepararlo.

También, a la hora de enviar un email debemos poner a todas las personas interesadas en copia para que puedan estar enteradas. En el caso de ausencia del compañero, otro podrá responder sin problemas, si lo sabe. Si no lo sabe, mal se podrá dar respuesta.

Pero también hay que tener cuidado. Hay veces que se envían a demasiados destinatarios. Al final, se convierte en correo inservible.

Hay veces que no nos responden a un email y es porque la persona a la que se lo enviamos está fuera de la oficina y se le olvidó poner el asistente de fuera de la oficina. A mí por ejemplo, siempre se me olvida más de una vez, pero considero que es algo muy útil.

La verdad que son consejos muy básicos pero que vienen muy bien para facilitarnos el trabajo.

Ante todo, la organización es fundamental y es cuestión de ser metódicos. En caso de que vuestra administración con vuestro correo electrónico sea caótica, deberéis de establecer un plan de acción específico para vosotros mismos que os ayude a avanzar y mejorar. Lo mejor es ir paso a paso para ir cogiendo el hábito.

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