¿Cómo organizar los tiempos en la oficina?

En repetidas ocasiones, las jornadas laborales se suelen extender y prolongar para poder dar cumplimiento a todas las tareas y objetivos planeados. Caso contrario, uno va acumulando trabajo y tareas pendientes que generan una sensación agobiante y frustrante. Frente a esto ¿Qué se puede hacer? ¿Cómo se pueden organizar los tiempos en la oficina? Veamos aquí algunos pasos para implementar en la rutina laboral y comenzar a organizarse mejor.

¿Cómo organizar los tiempos en la oficina?

En repetidas ocasiones las jornadas laborales se suelen extender y prolongar para poder dar cumplimiento a todas las tareas y objetivos planeados. Caso contrario, uno va acumulando trabajo y tareas pendientes que además de interferir en el propio trabajo interfiere en la persona, ya que ésta se queda con una sensación agobiante y frustrante.

Sin embargo, el extender la jornada laboral o llevarse trabajo a casa no es la solución al asunto, ni tampoco lo es el trabajar con mayor prisa. En este sentido,  José María Acosta, profesional en recursos humanos, experto en dirección y autor del libro Uso eficaz del tiempo, se inclina que para mejorar la organización del tiempo en los trabajos, cada persona debe saber cómo funciona, centrándose en el uso que le da a las horas de trabajo y en averiguar cuáles son los hábitos y capacidades personales.

El uso de las horas laborales es una clave esencial. Según Acosta, aproximadamente el 45% del día laboral es dedicado a asuntos que no se saben evitar, y que son los que se interponen con el trabajo que se debe realizar si o si. En consecuencia, se generan las tareas pendientes y la amarga sensación de tiempo perdido. Frente a esto ¿Qué se puede hacer? ¿Cómo se pueden organizar los tiempos en la oficina?


Lo primero es no culpar a terceros. Como dice José Acosta, somos nosotros mismos los que perdemos el tiempo haciendo o no haciendo lo que debemos. Por ello, tenemos que centrarnos en nosotros y realizar los siguientes pasos:

  • Mejorar la forma de atender el teléfono y el correo electrónico.
  • Controlar las interrupciones que interfieren con el trabajo o con el descanso.
  • En caso de que se tenga oficina, ver que sólo entren las personas que se quiere y cuando se quiere.
  • Aprender a asistir a las reuniones que sean importantes para uno y no a todas a las que son convocados.
  • Mantener la calma, tranquilidad y un orden de prioridades.
  • Dar solución a lo importante y evitar la sobrecarga de tareas o urgencias innecesarias.
  • Enseñar a los colaboradores o compañeros de trabajo cómo uno procede habitualmente, para que en algunas oportunidades ellos se puedan hacer cargo de las tareas enseñadas.
  • Y lo más importante: Aprender a decir NO cuando se deba.

Con esto último, al no sobrecargarse de trabajo y organizar mejor el tiempo, se evitará la acumulación de tareas pendientes y la sensación de agobio y frustración. Claro que los NO que se digan deben ser conscientes.

Estos consejos son muy útiles al corto plazo y permitirán una mejor organización del tiempo y de las tareas laborales.

Y si bien pueden resultarles consejos de manual que difícilmente solucionen sus cargadas jornadas laborales, os animamos a ponerlos en práctica y ver cómo funcionan.

Fuente: Expansion

Foto: Tiempos por julianaka en Flickr

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