Características de la carta oficial

Las cartas oficiales son comunicaciones de una administración hacia otra administración o hacia el ciudadano. Este tipo de comunicaciones tienen una serie de normas y características que las distinguen de las cartas formales, comerciales o coloquiales que son comunes en todas los estamentos del estado y sus cargos.

La carta oficial es aquella misiva expedida por funcionarios o empleados de instituciones gubernamentales, estatales, y/o municipales; la cual es utilizada para tratar asuntos concernientes a las gestiones de la administración pública. Las cartas oficiales se pueden enviar desde la administración hacia un ciudadano o entre miembros de las propias instituciones como una forma de comunicación organizacional interna.

Las cartas oficiales presentan una serie de características y normas comunes en todos los ámbitos de la administración:

Presentación de la carta oficial:

Las cartas oficiales están presentadas en forma de pliego que debe ser de entre 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. La calidad del papel empleado debe de ser buena, por lo cual se elige el de hilo, y de color blanco, quedando las hojas de colores para copias y comunicaciones internas. El color de la tinta se distingue negro o azul negro; en ningún caso se empleará el color para el cuerpo del texto.

La carta deberá ser siempre presentada en máquina, con la única salvedad de que en caso que sea un cargo público quien elabore la carta deberá contener su firma. Asimismo, la dirección de la administración o persona que recibe la misiva también deberá estar mecanografiada, sin ningún error de mecanografía. Por último, y para mayor seguridad de la administración, se extiende la carta en original y se guarda un duplicado.

Encabezamiento de la carta oficial:

En el membrete de la carta se debe indicar el nombre de la dependencia que envía la comunicación y el escudo de la entidad. Estas características permiten reconocer la carta qué entidad oficial está enviando la misiva pero también permiten a la persona que las recibe identificar que se trata de una comunicación oficial entre la administración y el ciudadano o entre dos administraciones.

Una parte del encabezamiento de la carta es el número de oficio para facilitar su identificación, y así poder ordenar y facilitar el establecimiento de referencia con el oficio en un momento determinado. Esta numeración se comienza ininterrumpidamente desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada año. Otro signo de identificación de la misiva es el impreso de sello de la administración que envía la carta, así como dirección y vías de contacto de la sede principal de esta.

Identificada la administración que envía la carta es momento de hacer lo mismo con el destinatario del documento. Bien sea una persona en concreto o una administración, deberemos indicar el nombre y apellido del destinatario, señas y lugar de destino, colocándolos en forma de bloque como en una carta comercial.

Cuerpo de la carta oficial:

Las cartas oficiales pueden contener fórmula de inicio para distinguir el tipo de comunicación o a la persona con la que se está abriendo una comunicación, especialmente importante si es una comunicación hacia un cargo público. En la comunicación hacia cargos públicos usan otras expresiones como: Excelentísimo Señor (presidente), Excelencia (Rey), Honorable Señor (presidente, ministro, gobernante).

La parte más importante del cuerpo de la carta es la introducción, donde se expone de forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés. Lo habitual es que en una sola frase se exponga el motivo por el cual se da la comunicación de administración hacia el ciudadano o entre las administraciones. Esto se debe a que las cartas oficiales sólo tratan un único asunto en cada misiva, por lo que es fácil indicar el motivo principal de la comunicación.

En sucesivos párrafos, la administración puede desarrollar de forma más detallada el asunto que desea tratar con el destinatario de la carta. Las normas sobre el redactado de cartas oficiales también se mantienen aquí, por lo que se deberá tratar con seriedad y de forma comedida la información. Así pues, las ideas fundamentales deben abordarse de forma sencilla, concreta, breve y oportuna ya que busca dar una información completa al destinatario.

Despedida de la carta oficial:

Las despedidas en las cartas oficiales carecen de expresiones recargadas de cortesía, sino que se tratan de simples fórmulas que indican al lector de la misiva la finalización de esta. La expresión ‘Atentamente’ es la más empleada por parte de la administración en este tipo de comunicaciones.

Por último, la carta debe estar firmada por la persona o cargo responsable de esta comunicación. La firma puede ser hecha a mano o reproducida por un ordenador, pero en todos los casos debe aparecer el nombre completo de la persona debajo de su estampa, así como la fecha y lugar de la comunicación. En ningún caso se admite redactar estos elementos de forma abreviada como en las cartas para un amigo, de tipo comercial o formal; así como añadidos de texto de tipo ‘post data’.

En algunos casos, puede ser necesaria la presencia de una antefirma. Esta se utiliza cuando la persona que suscribe el oficio se comunica en nombre de otra administración o cargo; por tanto, debe señalarse la palabra «por» seguida del nombre del cargo de la persona por quien se firma.

Imagen: PinkMoose

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