Cualidades de la secretaria

La definición más común de secretaria se corresponde con la persona que ejerce de filtro, gestora personal y mano derecha del encargado o encargada de una empresa o departamento. De este modo, su función es cumplir con aquellas tareas que su superior le delegue, normalmente relacionadas con cuestiones administrativas, de trato con clientes y visitas, y en ocasiones de gestión de la agenda personal. Os explicamos las cualidades más importantes para el desarrollo de este oficio.

La simpatía es un plus

Hace poco hablamos en este blog sobre las cualidades del oficinista, y detallamos qué puntos fuertes tenía que tener una persona que trabaja en el ámbito de una oficina, fuera cual fuera su empleo. Hoy nos centramos en una profesión que suele desarrollarse en una oficina. Al concretar un oficio podemos acotar mejor las cualidades necesarias para llevarlo a cabo, pero siempre teniendo en cuenta todas aquellas de las que ya hablamos en su día. Así que, sin perder de vista los requisitos de un buen oficinista, describimos a continuación las cualidades de la secretaria o secretario.

La definición más común de secretaria se corresponde con la persona que ejerce de filtro, gestora personal y mano derecha del encargado o encargada de una empresa o departamento. De este modo, su función es cumplir con aquellas tareas que su superior le delegue, normalmente relacionadas con cuestiones administrativas, de trato con clientes y visitas, y en ocasiones de gestión de la agenda personal.

Por tanto, en el caso del secretario o secretaria son importantísimas las cualidades relacionadas con una buena organización y gestión del tiempo, puesto que de su trabajo depende el máximo rendimiento del de una tercera persona. Una tercera persona, por cierto, esencial para el funcionamiento de la empresa. Una secretaria tiene que ser proactiva, eficiente y gran conocedora de su trabajo.

Entre el colectivo de secretarios la experiencia es un plus, por lo que a menudo también lo es la edad. Y es que es frecuente que los jefes confíen más en personas con años a sus espaldas en la profesión, capaces de enfrentarse a cualquier imprevisto y de discreción garantizada. Hay que tener en cuenta que, a diferencia de lo que se suele pensar en la calle, la labor de un secretario o secretaria es muy compleja y conlleva una enorme responsabilidad, sobre todo si se trabaja para un cargo importante.

Finalmente, para el desarrollo de esta profesión se valora mucho la imagen. Y no hablamos de una cuestión física, aunque por desgracia se dan casos a diario. Hablamos de una presencia impecable en lo que a peinado, maquillaje (en el caso de ellas) y forma de vestir se refiere. La secretaria o secretario es la primera persona con la que un cliente importante tiene trato, y debe estar a la altura de una primera impresión. También deben ser personas agradables y empáticas, capaces de atender cualquier llamada o visita con una sonrisa.

Por lo general, un buen secretario tiene que ser una persona con amplios conocimientos de ofimática, de labores administrativas e incluso de contabilidad. Suele ser esencial el conocimiento de idiomas, en especial el inglés.

Más allá de lo dicho, las cualidades a valorar serán distintas según la empresa o institución para la que trabaje. Así que no podemos daros muchos más detalles, pero esperamos que los que os hemos aportado os hayan sido de ayuda. En cualquier caso, hay que tener en cuenta que ser secretaria es más difícil de lo que parece, y que quienes quieran dedicarse a ello deben prepararse a conciencia.

Foto: htlcto en Flickr.com.

Valora esta noticia: 1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (0 votos, media: 0,00 de 5)
Loading ... Loading ...