Cómo administrar y minimizar las interrupciones en el trabajo

Un factor importante de la productividad es la concentración pero puede que en tu espacio de trabajo las condiciones no estén dadas para que consigas el foco que necesitas, te aisles como necesitas y puedas pasar largos períodos resolviendo tus tareas. Todo lo contrario, lo más probable es que entre el teléfono, los correos electrónicos y los compañeros de trabajo, rara vez consigas poner más de 20 minutos de corrido de tu atención en una tarea.

Esa dispersión se traduce en nada ni nada menos que en una baja productividad y aunque no sea por causa tuya, incide directamente en cuánto rindes en la empresa y, si eres comprometido con el trabajo, en cuánto de él te llevarás a casa para completar tus asignaciones con un poco más de paz.

Claro que llevar el trabajo a casa parece resolverlo todo pero no es algo que aconsejemos, en cambio, existe una forma sencilla de administrar y minimizar las interrupciones que se presentan en el lugar de trabajo.


Planifica

Si trabajas con otros seres humanos, las posibilidades de que sufras interrupciones en una base bastante regular son bastante altas. Incluso, en algunos trabajos, dependiendo de tu puesto, es muy normal que tu jornada completa se llene de “pedidos de último momento”; por lo tanto, en vez de luchar contra ellos, planifícalos.

Observa cuáles son las ocasiones en que esas interrupciones aparecen, si dependen de otra persona en particular, si son más frecuentes a fin de mes o determinada hora del día y considera el momento que necesitarás para atender a esas demandas. Si programas tu jornada de trabajo sin tener en cuenta esas interrupciones siempre acabarás frustrado porque no podrás culminar las tareas que te habías propuesto.

Toma el control

Nadie va a proteger tu tiempo para ti. Es tu responsabilidad, así que toma el asunto en tus manos y crea un sistema que funcione para ti. Apaga el programa de mensajería instantánea, programa el teléfono para ir directamente al correo de voz y cierra el correo electrónico en vez de tenerlo recibiendo mensajes permanentemente. No hay ninguna razón por la que debas estar a merced de los demás. Sólo asegúrate de que estás comprobando con regularidad tus correos y llamadas y que los contestas en un tiempo prudente.

No hagas lo que no quieres que te hagan

Si no quieres tener interrupciones mientras trabajas, no interrumpas a los demás cuando necesitas un descanso mental de tus tareas y crees que te vendría bien con quien distenderte un poco. Mostrar respeto por los demás con preguntas como “¿Es ahora un buen momento para hablar?” puede ser una fórmula indicada para saber si eres o no una interrupción.

No sólo estarás siendo respetuoso del trabajo de los demás, sino que te convertirás en modelo para el tipo de comportamiento que te gustaría ver a los demás.

Ocúltate

A veces, la forma más sencilla para evitar las interrupciones es de esconderse de ellas y hay dos formas sencillas de lograrlo:

Un biombo, una pared, una cortina puede ser la clave para salir de la vista de todos. Si no te ven, es probable que disminuya la necesidad de interactuar contigo. En cambio, si te ves accesible desde cualquier punto de la oficina, te contactarán por cualquier razón.

La segunda manera de ocultar es que salir de allí. Si tu escritorio no es de los que se pueden esconder, sal de ella. Utiliza, en cambio, una sala de reuniones cerrada donde poder aislarte mientras necesitas poner atención en tu trabajo. Así no recibirás visitas ni llamadas (tu teléfono ha quedado en tu escritorio).

Fotografía:  Victor1558 en Flickr

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