Organizar agendas laborales con Google Calendar

Organizar agendas no es sencillo, sobre todo a la hora de organizar una reunión conjunta donde hay múltiples participantes. Google ayuda con una herramienta de su Laboratorio

Google te ayuda a organizar múltiples agendas

Las agendas de trabajo son un apartado especial cuando de grupos de trabajo se trata y no es para menos pues si ya se vuelve difícil organizar una agenda propia para cada uno de los trabajadores involucrados, mucho más complicado es coordinar la agenda de todos los miembros de un encuentro o reunión laboral.

Pero para esta difícil tarea no hace falta un exceso de software o varias secretarias apuntando todo, pues existe una propuesta de Google para la ocasión: Smart Rescheduler para Google Calendar.

Google Calendar es una aplicación de Google que nos permite llevar una agenda dentro de un calendario al que puedes acceder con tu cuenta de Google (Gmail) y que, al igual que la mayoría de los servicios del gran Buscador, es gratis.


Cada usuario puede crear múltiples y diversos calendarios: personal, laboral, etc y compartirlos con diferentes personas, así como enviar a sus contactos un determinado evento para que lo añadan a sus agendas.

Ya que Google Calendar se ha popularizado mucho, sobre todo entre la gente que trabaja en grupos y utilizando la red para conectarse, utilizar Smart Rescheduler no será gran complicación pues funciona bajo iguales parámetros que la primera.

La facilidad que nos brindará a la hora de cuadrar la disponiblidad horaria de todos los miembros está dada por un algoritmo de búsqueda empleados por Google (y que ya sabemos que dan grandes y precisos resultados) para, de esta forma, encontrar las franjas horarias más propicias para desarrollar un evento.

Esta herramienta se encuentra disponible de manera gratuita en el apartado de Google Labs, lo activas y ya puedes utilizarlo para organizar tus reuniones de trabajo.

Smart Rescheduler es muy fácil de usar y permite que elijas las mejores opciones, incluso volver a organizar una vez que ya habías determinado el día y horario de la reunión (para el caso de tener que postergar o adelantar).

La única dificultad que pueden encontrar algunos usuarios es que necesitan compartir sus agendas propias para la utilización de esta herramienta, pues ésta es la forma en que el buscador consigue hallar los momentos y disponibilidades de las personas involucradas.

Claro que no siempre conseguirás excelentes resultados, pues dependerá de la disponibilidad de cada uno de los participantes y, claro, de la cantidad de agendas para coordinar, si acaso obtengas o no un resultado en un “Buen Horario” como el que esperabas, pero puede ayudarte mucho en la facilitación de esta tarea.

Fuente: Gmail Blog

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