Con estos consejos tus reuniones durarán la mitad y serán igual de efectivas

Es importante que organices bien tus reuniones para que logren ser un éxito y lo mejor de todo es que puedes hacerlo a un bajo costo

Con estos consejos tus reuniones duraran la mitad y seran igual de efectivas

Por lo general las reuniones de trabajo suelen ser un poco extensas, perdiendo algo de tiempo el cual podría ser aprovechado para la producción de la empresa. Sin embargo, estas no dejan de ser necesarias para un óptimo desarrollo de la compañía y la realimentación entre todos los trabajadores de las distintas áreas. El objetivo principal de las reuniones de trabajo es alcanzar buenos resultados, ya que cuando estas son efectivas, muchas cosas productivas salen de allí. Pero muchas terminan siendo una pérdida de tiempo sin llegar a nada concreto.

Para alcanzar los objetivos requeridos en una reunión, hay que tener en cuenta una serie de pautas a la hora de preparar el encuentro que permitirá no sólo lograr el asunto a tratar, sino también se concede una oportunidad para que los líderes compartan información y puedan darse cuenta del nivel de comprensión y aceptación del resto del grupo. Acá conocerás algunos consejos que sin duda te ayudarán a organizar tus próximas reuniones para que sean de mayor provecho y en el menor tiempo posible.

Consejos para que tus reuniones duren la mitad y sean igual de efectivas

1) Agenda una reunión con motivos concretos

Al momento de fijar una reunión debes procurar que sea lo más efectiva posible teniendo como norte un motivo concreto que te permita limitar la instancia de proponer soluciones rápidas para resolver un problema puntual. Esta técnica te permitirá no solo ganar tiempo sino aplicar las propuestas sin salir del tema. Sin por alguna razón surgen algunas dudas, estas se pueden anotar para ser tratadas en otro encuentro según sea su magnitud de importancia. En caso de que quede algún tiempo libre al final de la sesión, las incertidumbres pueden ser tratadas.

Debes tomar en consideración, que la agenda sirve como una hoja de ruta para que todos los participantes, tengan claro desde un principio de qué manera se va a desarrollar la reunión. Una de las técnicas más utilizadas es crear turnos de palabra en períodos de tiempo, esto no solo te permitirá establecer un control en el tiempo, sino que además podrás llevar el orden de quién va a hablar y en qué momento.

2) Convoca solo a quienes estén implicados en el asunto

Recuerda que una organización se compone de varias áreas y/o departamentos, por lo que debes tener en cuenta que no todos los miembros de la empresa deben asistir a la reunión en caso de que los temas que se vayan a tratar no les afecten en lo absoluto.

Lo mejor que puedes hacer es convocar solo a los implicados en el tema, ya que al recurrir a muchas personas corres el riesgo de que el encuentro se convierta en un total desastre. Si convocas solo al equipo que realmente puede aportar los soluciones a los problemas operacionales en ese momento aliviara la cargar y se tratarán los temas de manera más directa.

3) Avisa con anterioridad cuál es el objetivo a tratar

Las dudas no son positivas dentro de ningún contexto, por esa razón, es importante que al momento de convocar a una reunión informar a todos los miembros cuál será el tema a tratar. En ocasiones habrá temas que donde no se pueda adelantar nada, pero de ser todo lo contrario, lo mejor es informar de que se tratará la junta. Esto permitirá que los asistentes vayan preparados para aportar ideas importantes para la empresa.

4) Evitar extenderse por un largo tiempo

Este es uno de los puntos en donde caen muchos encuentros, siendo un aspecto negativo, ya que las reuniones muy largas hacen que todos los asistentes se aburran, se sientan incomodos, comiencen a sentir hambre y otros aspectos que conllevan a los presentes a perder la atención del tema.
Una reunión donde las personas estén más concentrados en “¿cuándo se terminará?” que en los temas tratados, se convierte automáticamente en un fracaso total.

5) Limita el tiempo

Establecer un tiempo determinado para cada una de las presentaciones hace que las personas preparen de una manera más concisa el contenido que van a presentar. A su vez, obligará a que los ponentes tengan que practicar lo que van a decir con tiempo para no excederse en el tiempo específico.

6) Prepara todo el material y revisar que cada detalle

Siempre debes apoyarte con algún tipo de material audiovisual para hacer más dinámicas tus reuniones sin caer en la monotonía y que los presentes se sientan augusto con la presentación.

Al mismo tiempo, preparar una buena presentación te permitirá descansar y mantener atentos a los miembros del equipo. Es sumamente importante que elijas un material interesante, trata en lo posible de no utilizar presentaciones en Power Point con aburridas gráficas y enfócate en preparar algo a través de un programa más dinámico, incluso donde puedas incluir videos cortos.

Por último revisar cada detalle técnico que podría generar algún retraso como todo funcione perfectamente, el proyector, sonido y otros recursos electrónicos.

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